Das Archiv ist als zentraler Ort konzipiert. Alle Daten die irgendwo in der Applikation hochgeladen / angehängt werden können, landen in der Datenhaltung an einem Ort.
Jede ins Archiv geladene Datei wird nur einmal gespeichert.
Tipps zum hochladen von Dokumenten:
•Dokumente die nur zu einem Fahrzeug passen, sollten im Fahrzeug hochgeladen werden.
Es gibt drei Bereiche im Fahrzeug, die einen Dokument-Upload unterstützen:
oim Vorgang (RepZettel)
oim Fahrzeug im Tab Anhänge
oim Fahrzeug im Tab Instandhaltung
•Dokumente die im Archiv hochgeladen werden, können auf verschiedene Fahrzeuge oder Komponenten verlinkt werden.
Voraussetzung ist allerdings, dass das Hochladen ins Archiv ohne Zuweisung auf ein Fahrzeug oder eine Komponenten erfolgt.
Ein gutes Beispiel dazu ist die Zeichnung eines Radsatztyps der im Bestand mehrfach existiert.
Archiv-Einträge können auch über einen Massenimport generiert / eingetragen werden.
Erfassen im Archiv
Wenn Du später auch wieder etwas finden willst - hier Hinweise für die Erfassung
Das Archiv ist eine wahre Schatztruhe – vorausgesetzt die Schätze wurden auch mit möglichst viel relevanten Details eingefüllt.
Hier ein Beispiel:
Das Feld «Notiz» kann für weiterführende Informationen genutzt werden. Es gibt keine Platzbeschränkung für den einzufüllenden Text.
Ausleihungen - eine Erinnerung setzen
Wird beim Lagerort "ausgeliehen an (siehe Notiz)" ausgewählt, so setzt das System beim Speichern des Eintrags automatisch eine Erinnerung. Das System fragt nach, wann (Datum und Zeiteinheiten (Woche, Monat)) die erste Erinnerung erfolgen soll. Der Benutzer der diesen Eintrag so speichert, erhält nach der entsprechenden Zeitperiode eine E-Mail. Weitere Empfänger können in der passenden Terminvorlage definiert werden.
Suchen
Hinweis zur Suche nach Text: diese Funktion sucht die Textfragmente innerhalb eines oder mehrere Felder. Es empfiehlt sich zuerst nach einfachen, kürzeren Begriffen zu suchen und dann - wenn sich etwas findet - den Suchbegriff ergänzen.
Resultate anzeigen
Wenn der Cursor auf dem Eintrag "Archiveintrag" steht zeigt das Programm die Details des Archiveintrags an.
- das Auge wird nur angezeigt, wenn zum Eintrag auch ein Dokument hochgeladen worden ist. Ein Klick auf das Auge zeigt das Dokument an.
- ein Klick auf das "i" zeigt alle technischen Details zum hochgeladenen / verlinkten Dokument
- der Stift erlaubt den Eintrag zu bearbeiten.
Kommt noch: die Drehscheibe erlaubt das Suchen auch mandantenübergreifend. Sucht ihr z.B. ein spezifisches Elektroschema oder einen Plan zu einem Fahrzeug oder einer Komponente, so kann die Suche über das Archiv aller Mandanten aktiviert werden. Damit die Suche möglichst viele Treffer erzielt, die Suche am Anfang (im Text) nicht allzu stark einschränken. Bitte daran denken, dass ein Fachkollege einen Plan, eine Dokumentation auch mit leicht anderen Begriffen gespeichert haben könnte.
Wird die Option zur mandantenübergreifenden Suche aktiviert, so gibt Euch das System Hinweise, wer in der Drehscheibe über relevante Informationen verfügen könnte und offeriert, den Schlüsselpersonen des entsprechenden Mandanten eine entsprechende Anfrage zu schicken. Ihr habt dann die Möglichkeit dem System einen Text und Anhänge für die Anfrage mitzugeben.
Ganz klar: Eure Daten sind sicher aber es gibt eine Möglichkeit, die Zusammenarbeit zwischen den Benutzern der Drehscheibe zu (ver)stärken. Ihr könnt Daten / Informationen weitergeben, niemand kann Euch diese Daten einfach wegkopieren.